Procedura zgłoszeń wewnętrznych w LB Pro sp. z o.o  

[WERSJA 1.0] 

z dnia 28 października 2024r.

§1 

Cel i Zakres Procedury 

1. Celem niniejszej procedury jest ukształtowanie efektywnego, jednolitego systemu  informowania o nieprawidłowościach w LBPro sp. z o.o. poprzez stworzenie  bezpiecznych i poufnych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu  jakichkolwiek działań odwetowych wobec osoby, która dokonuje zgłoszenia w dobrej  wierze.  
2. Procedura gwarantuje w szczególności: 

1) jawne dokonywanie zgłoszeń, 

2) rzetelne, obiektywne i terminowe weryfikowanie zgłoszeń, 

3) ochronę poufności osób dokonujących zgłoszeń i osób z nimi związanych. 

§2 

Definicje 

1. Spółka – LBPro sp. z o.o. 
2. Pracodawca – Zarząd Spółki 
3. Procedura – Procedura zgłoszeń wewnętrznych 
4. Ustawa – Ustawa o ochronie sygnalistów dn. 14 czerwca 2024 r. (Dz. U. 2024, poz. 028 t.j.) 5. Sygnalista – każda osoba fizyczna, która dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, dotyczącego  informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą, będąca w  szczególności:  

1) pracownikiem lub byłym pracownikiem (w przypadku, gdy stosunek pracy już  ustał),  

2) osobą ubiegającą się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa  w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, 

3) pracownikiem tymczasowym,  

4) osobą świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie  umowy cywilnoprawnej, 

5) przedsiębiorcą, 

6) prokurentem, 

7) wspólnikiem,  

8) członkiem organu Spółki,  

9) osobą świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy,  podwykonawcy lub dostawcy,

10)stażystą,  

11) wolontariuszem, 

12) praktykantem. 

6. Naruszenie – każde działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu  obejście prawa określone w art. 3 ust.1 ustawy, dotyczące w szczególności: 1) korupcji 

2) zamówień publicznych, 

3) praniu brudnych pieniędzy i finasowaniu terroryzmu, 

4) ochrony środowiska, 

5) ochrony konsumentów, 

6) ochrony prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów  informatycznych, 

7) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki  samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 

8) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad  konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; 

9) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące  w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z  dziedzinami wskazanymi w pkt 1-8. 

Zachowania niepożądane w obszarze relacji pracowniczych takich jak mobbing i dyskryminacja, nie będą procedowane na gruncie niniejszej procedury.  7. Komisja – Komisja ds. wewnętrznego systemu informowania o naruszeniach. 8. Zgłoszenie – oznacza ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń na  zasadach określonych w niniejszej procedurze. 

9. Pełnomocnik – osoba powołana przez Pracodawcę odpowiedzialna w szczególności za:  odbieranie zgłoszeń, wstępną ich weryfikację i podejmowanie decyzji ws. powołania  Komisji.  
10. Zgłoszenie zewnętrzne – oznacza ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat  naruszeń właściwym organom. 
11. Ujawnienie publiczne – oznacza podanie do wiadomości publicznej informacji na temat  naruszeń. Zasady procedowania w stosunku do tych zgłoszeń określają przepisy prawa  powszechnie obowiązującego.
12. Postępowanie – postępowanie wyjaśniające prowadzone przez Komisję w celu wyjaśnienia  wszystkich okoliczności wskazanych w zgłoszeniu na zasadach określonych w niniejszej  procedurze 

§3 

Zasady Ochrony Sygnalistów 

1. Sygnalista w chwili dokonania zgłoszenia powinien w szczególności: 1) mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia,  zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie  dokonywania zgłoszenia, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego,  że stanowi informacje o naruszeniu prawa i że doszło do naruszenia wystąpienia  naruszenia, 

2) nie działać ze złymi zamiarami ani świadomie nie rzucać fałszywych oskarżeń, 3) nie kierować się uzyskaniem korzyści osobistych lub materialnych, ani chęcią zemsty. 2. Sygnalista dokonujący zgłoszenia zgodnie z zasadami określonymi w ust 1 jest objęty  ochroną i podjęcie jakichkolwiek działań odwetowych przeciwko niemu jest zabronione.  Działania odwetowe oznaczają bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie  mające miejsce w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub  zgłoszeniem zewnętrznym lub ujawnieniem publicznym i które wyrządza lub może  wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście.  

3. Sygnalista podlega ochronie również w sytuacji, gdy zgłoszenie nieprawidłowości zostało  zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wykazało, że zgłoszona  nieprawidłowość nie miała miejsca. 
4. Wobec Sygnalisty, działającego w dobrej wierze nie mogą być podejmowane działania  odwetowe określone w ustawie, ani próby lub groźby zastosowania takich działań. 5. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych ma prawo do  odszkodowania w wysokości określonej w przepisach prawa powszechnie obowiązującego  lub prawo do zadośćuczynienia.  
5. Sygnalista, który nie działał w dobrej wierze co oznacza w szczególności, że działał w celu  sprzecznym z zasadami określonymi w niniejszej procedurze nie podlega ochronie, o której  mowa w niniejszej Procedurze.  
6. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia, zgłoszenia zewnętrznego  lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do  odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który  dokonał takiego zgłoszenia, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego. 
7. Wszystkie zgłoszenia są traktowane jako poufne. Informacje o Sygnaliście i zgłoszeniu  mogą być ujawnione jedynie osobom bezpośrednio zaangażowanym w badanie sprawy. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości mogą być ujawnione  tylko za jego wyraźną zgodą. 

§4 

Sposoby Zgłaszania Nieprawidłowości 

1. Sygnaliści mogą zgłaszać nieprawidłowości: 

1) ustnie bezpośrednio do Pełnomocnika ds. Sygnalistów (dalej: Pełnomocnik). Zgłoszenie ustne obejmuje możliwość spotkania osobistego w siedzibie Pracodawcy  albo nagrywanego za zgodą sygnalisty spotkania on-line za pośrednictwem kanałów  komunikacji wykorzystywanych u Pracodawcy. Zgłoszenie ustne jest możliwe po  uprzednim umówieniu terminu rozmowy pod nr telefonu: +48 532 541 882. Jeśli  zgłoszenie dotyczy Pełnomocnika należy skorzystać z numeru telefonu: 

+48 731 255 085. 

2) pisemnie z wykorzystaniem formularza zgłoszeniowego stanowiącego załącznik  nr 1 na adres mailowy: sygnalizuje@lbpro.pl. Jeżeli zgłoszenie dotyczy  Pełnomocnika należy je wysłać na adres mailowy naruszeniapelnomocnika@lbpro.pl 

2. Sygnalista, jeżeli podał adres do kontaktu, otrzymuje potwierdzenie przyjęcia  zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia  ustnego potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia jest odpowiednia adnotacja na protokole  potwierdzona przez Sygnalistę albo nagranie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. 

§5 

Weryfikacja Zgłoszeń 

1. Pełnomocnika powołuje Pracodawca.  
2. Pełnomocnik dokonuje wstępnej oceny zgłoszenia pod kątem zasadności i kompletności. 3. Jeśli zgłoszenie dotyczy Pełnomocnika wszystkie czynności przewidziane dla niego na  zasadach określonych w niniejszej procedurze będą realizowane przez wskazaną przez  Pracodawcę osobę również określaną jako Pełnomocnik. 
3. Pełnomocnik po otrzymaniu zgłoszenia przystępuje niezwłocznie do wstępnej oceny zgłoszenia mającej na celu ocenę, czy przekazane informacje o naruszeniu prawa stanowią  podstawę do wszczęcia postępowania wyjaśniającego, sprawdzając w szczególności: 1) czy zgłoszenie jest zasadne,

2) czy zgłoszenie stanowi naruszenie prawa, 

3) czy zgłoszenie przekazane jest w sposób umożliwiający prowadzenie  postępowania z uwagi na zakres przekazanych w nim informacji, a ich  uzupełnienie jest możliwe, 

4) czy okoliczności sprawy bezsprzecznie wskazują na działanie Sygnalisty w dobrej  wierze, 

5) czy zgłoszenie obejmuje zakres podmiotowy i przedmiotowy procedury.  5. Po weryfikacji, o której mowa w ust. 4 Pełnomocnik podejmuje decyzję ws. 1) powołania Komisji albo 

2) pozostawienia zgłoszenia bez rozpoznania.  

6. O podjęciu decyzji, o której mowa w ust 4 pkt 2 Pełnomocnik niezwłocznie informuje  Sygnalistę.  
7. Po podjęciu decyzji o której mowa w ust. 5 pkt 1: 

1) Pełnomocnik powołuje Komisję składającą się z trzech osób, która przeprowadza  postępowanie w zakresie zgłoszonych naruszeń w terminie nieprzekraczającym 3  miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania  potwierdzenia, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania  zgłoszenia.  

2) W skład Komisji wchodzi Pełnomocnik jako przewodniczący oraz dwie inne  osoby powołane przez Pracodawcę z grona pracowników lub współpracowników.  Skład Komisji jest uzależniony od obszaru zgłoszonego naruszenia. W szczególnie  uzasadnionych przypadkach do składu Komisji można powołać eksperta  zewnętrznego, np. prawnika.  

3) Komisja podejmuje wszelkie działania w celu weryfikacji zgłoszenia, w tym  w szczególności za pośrednictwem Pełnomocnika ma prawo kontaktować się  z Sygnalistą i innymi osobami w celu uzupełnienia bądź wyjaśnienia przekazanych  w zgłoszeniu informacji.  

4) W razie braku jednomyślności Komisja podejmuje decyzje większością głosów. 5) Komisja sporządza protokół końcowy w którym stwierdza wystąpienie lub brak  wystąpienia naruszenia.  

6) Komisja przekazuje protokół Pracodawcy.  

7) W przypadku wystąpienia naruszenia Pracodawca podejmuje decyzję w zakresie  podjęcia działań następczych przewidzianych w przepisach prawa powszechnie  obowiązującego. 

8) Pełnomocnik informuje Sygnalistę o podjętych działaniach następczych i ich  rezultatach, w tym w szczególności o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia  wystąpienia naruszenia i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną podjęte  w reakcji na stwierdzone naruszenie w terminie, o którym mowa w pkt 1.  

§6. Ochrona danych osobowych 

1. Każda z osób zaangażowanych w postępowanie zobowiązana jest do zachowania  obiektywizmu, bezstronności i poufności przy dokonywaniu ocen konkretnych  przypadków pod rygorem sankcji wynikających z obowiązujących przepisów prawa.  
2. Prace osób zaangażowanych w postępowanie oraz wszelkie dokumenty i informacje  związane z wyjaśnianą nieprawidłowością mają charakter poufny pod rygorem sankcji  wynikających z obowiązujących przepisów prawa.  
3. Osoby zaangażowane w postępowanie są upoważnione do przetwarzania danych  osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu, wyłączenie w celu wynikającym  z prowadzonego postępowania oraz są zobowiązane do zachowania tych danych  w poufności pod rygorem sankcji wynikających z obowiązujących przepisów prawa.  Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wraz z oświadczeniem  o zachowaniu poufności stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.  
4. Wszystkie osoby zaangażowane w postępowanie oraz osoby wskazane w zgłoszeniu,  o których mowa są zobowiązane do zachowania w poufności informacji i danych  osobowych, o których dowiedzieli się lub mają do nich dostęp w związku z realizacją  zadań wynikających z niniejszej Procedury i nie mogą ich udostępniać osobom trzecim,  ani w inny sposób rozpowszechniać lub wykorzystywać.  
5. Osoby zaangażowane w postępowanie wyjaśniające oraz osoby wskazane w zgłoszeniu  są informowane o przetwarzaniu przez Spółkę ich danych osobowych zgodnie z treścią  odpowiednich obowiązków informacyjnych stanowiących Załącznik nr 3 do niniejszej  Polityki.  

§7 

Prowadzenie Rejestru zgłoszeń 

1. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie rejestru zgłoszeń i ich przetwarzanie jest  Pełnomocnik, z zastrzeżeniem postanowień § 5 ust. 3.  
2. Rejestr zgłoszeń obejmuje: 

1) numer zgłoszenia

2) forma zgłoszenia 

3) przedmiot naruszenia prawa 

4) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do  identyfikacji tych osób  

5) datę dokonania zgłoszenia 

6) informację o podjętych działaniach następczych 

7) datę zakończenia sprawy. 

3. Dane w rejestrze zgłoszeń są przechowane przez okres 3 lat po zakończeniu roku  kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu  postepowań zainicjowanych tymi działaniami.  

§8  

Zgłoszenia zewnętrzne 

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania  zgłoszenia wewnętrznego.  
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich  albo przez organ publiczny oraz – w stosownych przypadkach- do instytucji,  organów lub jednostek organizacyjnych UE na postawie odrębnych przepisów  prawa. 

§9 

Postanowienia końcowe 

Niniejsza Procedura wchodzi w życie z mocą obowiązującą po upływie 7 dni od dnia podania  jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Spółce.  

Załączniki: 

Załącznik nr 1 – Formularz 

Załącznik nr 2 – Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wraz z oświadczeniem  o zachowaniu poufności  

Załącznik nr 3 – Obowiązki informacyjne dot. przetwarzania danych osobowych